Objetivo

Garantizar que la realización de las actividades de la empresa o quienes las realicen a nombre de ésta, se basen en la ética y valores que promovemos, así como la condena a actividades de corrupción, fraudes, sobornos o actos que se consideran ilegales durante el desempeño de las actividades de toda la empresa.

Alcance

Esta política es aplicable a todos los colaboradores, proveedores, contratistas y otros socios comerciales, no importando el lugar donde se desempeñe la operación de la empresa, los cuales se obligan a conocer, comprender y poner en práctica los principios aquí contenidos para dar a conocer que Informática Integral Empresarial, S.A. de C.V. (Sinersys Technologies) y todo el personal que trabaja en la empresa, así como sus grupos de interés, luchan contra la corrupción en su ámbito de influencia. En Sinersys Technologies se puede determinar que corrupción, se refiere a cualquier abuso de poder, actividad o acto ilegal similar para obtener algún beneficio para la empresa, personal o para un tercero.

Elementos Clave

1. Corrupción

Un acto de corrupción usualmente se lleva a cabo por las acciones a través del soborno que consiste en ofrecer, prometer, dar, aceptar, solicitar o autorizar directa o indirectamente algún beneficio o cualquier tipo de ventaja para inducir a cualquier tercero a conductas ilegales, faltas de ética o abusos de confianza.

2. Sobornos

Los sobornos pueden tener la forma de regalos, otros obsequios diversos, préstamos, otorgamiento de valores, recompensas (dinero en efectivo o en especie), entretenimiento, viajes pagados, vacaciones pagadas, comisiones, ofertas laborales, servicios personales o cualquier otra cosa de valor, que se proporcione con el propósito de obtener una ventaja no permitida o de presionar a alguien para que otorgue tal ventaja, así como el poder influenciar una decisión. Es importante señalar que el acto de corrupción se da aún y cuando no se obtenga el beneficio o ventaja esperada.

3. Actividades o Actos de Corrupción

Para efectos de esta política, se consideran actividades o actos de corrupción las siguientes faltas a la integridad y ética:

1. Soborno: Ofrecer, prometer, entregar o autorizar cualquier beneficio a una persona para que actúe de forma indebida o influya en una decisión a favor de quien paga.
2. Coacción o presión: El uso de la fuerza, intimidación o amenazas para obligar a alguien a realizar una acción en contra de su voluntad o del código de ética de la empresa.
3. Fraude: Un engaño intencional o manipulado para obtener una ganancia ilícita, evadir obligaciones o perjudicar los activos de la empresa o de un tercero.
4. Extorsión: La exigencia de dinero, bienes o servicios mediante la amenaza de causar un daño físico, reputacional o legal si no se accede a la petición.
5. Uso de una posición actual para enriquecimiento personal: Aprovechar la jerarquía, el cargo o la autoridad dentro de la empresa para desviar recursos o beneficios hacia uno mismo.
6. Uso de una posición actual para enriquecimiento de un tercero: Utilizar el poder del cargo para beneficiar indebidamente a familiares, amigos o socios.
7. Acuerdos colusorios: Pactos secretos entre dos o más partes para manipular precios, licitaciones o procesos de compra, eliminando la competencia real.
8. Pagos de agilización o facilitación: Pagos informales realizados a personal para asegurar o acelerar la ejecución de trámites rutinarios a los que ya se tiene derecho.
9. Enriquecimiento ilícito: El aumento desproporcionado del patrimonio de una persona que no puede ser justificado de manera razonable con sus ingresos o remuneraciones legales.
10. Gestión indebida de influencias: Utilizar conexiones personales o políticas con el fin de obtener un trato preferencial o influir en el resultado de una decisión administrativa o legal.
11. Utilización de información falsa o privilegiada: Mentir o manipular datos para obtener un contrato.

Incurrir en estos actos de corrupción, es un delito y una violación a nuestras políticas y procedimientos. Nadie está exento de cumplir con esta disposición: desde colaboradores, hasta socios comerciales y prestadores de servicios, protegiendo siempre los intereses de la empresa y de quienes hacen negocios con nosotros. Esta política se extiende también a cualquier acto en el que intervengan servidores públicos.

4. Actividades o Actos de prohibición

Sinersys Technologies, ya sea en su nombre o representación, prohíbe las siguientes actividades o actos:

1. Aceptar, de forma directa o por otra persona o entidad, recursos económicos, obsequios o servicios provenientes de autoridades o socios comerciales, que busquen condicionar nuestro juicio o influir en las decisiones u operaciones de la empresa.
2. Ofrecer, prometer o entregar dinero, así como autorizar cualquier tipo de pago a funcionarios públicos o terceros, con el objetivo de obtener beneficios preferenciales o manipular decisiones en favor de la empresa, incluyendo pagos de agilización o facilitación.
3. Contratación de consultores, gestores, agentes o cualquier intermediario que presente riesgos de integridad. No se efectuarán transacciones ni acuerdos con terceros si existen señales o indicios de que podrían realizar actos de soborno actuando en nombre o representación de la empresa, incluyendo pagos de agilización o facilitación.
4. Intercambio de servicios, entretenimiento, valores o gastos de viaje y alimentación cuyo valor sea excesivo o que carezcan de identidad corporativa. Cualquier atención que pueda interpretarse como un incentivo para distorsionar la objetividad comercial, exceptuando aquellas cortesías de cortesía legítima que son estándar en la industria y no comprometen la integridad de las decisiones.
   El intercambio de cortesías es aceptable únicamente si es razonable, esporádico y no genera una expectativa de reciprocidad. Estos actos deben ser notificados y aprobados previamente por el superior inmediato o la entidad jurídica de la empresa de forma obligatoria si involucra a servidores públicos. Ante cualquier ambigüedad, es imperativo consultar a las instancias superiores antes de proceder.
5. Uso de activos, fondos o el nombre de la empresa para realizar aportaciones a partidos políticos o causas de índole partidista. Las contribuciones políticas de los colaboradores deben ser exclusivamente a título personal, fuera del horario laboral y bajo el estricto cumplimiento de la legislación local.
6. Está prohibido sufragar, bajo cualquier concepto, costos de traslado, hospedaje o viáticos de servidores públicos, así como de sus familiares directos o allegados.
7. Cualquier grado de involucramiento en actos de corrupción, ya sea como autor intelectual o material, instigador, cómplice o encubridor. Esta prohibición abarca tanto la consumación del acto como la tentativa, asociación o planificación para cometerlo.

5. Compromisos de la Empresa en materia de Anticorrupción

Nuestra organización se compromete a erradicar cualquier práctica de corrupción mediante las siguientes directrices:

1. La Dirección General, los Responsables de Área y el Oficial de Cumplimiento deberán fomentar los principios éticos en todo nuestro ecosistema de negocio, priorizando la formación continua del personal y la ejecución de estrategias de sensibilización para prevenir riesgos. Para eso, se cuenta con una difusión y cursos de capacitación en temas de Código de Ética, Anticorrupción y Seguridad y Salud en el Trabajo.
2. Realizar una constante supervisión por los Responsables de Área de la empresa, para evitar aceptar, de forma directa o por otra persona o entidad, recursos económicos, obsequios o servicios provenientes de autoridades o socios comerciales, que busquen condicionar nuestro juicio o influir en las decisiones u operaciones de la empresa.
3. Los Responsables de Área, deberán apegarse a la “Política de Obsequios-Invitaciones y Gastos de Hospitalidad” con que se cuenta en la empresa para determinar una correcta toma de decisiones cuando ocurran situaciones que generen dudas como: ofrecimientos de cortesías, gastos de hospitalidad, invitaciones y obsequios al personal de la empresa, por alguna entidad con la que se realizan negocios (clientes, proveedores, consultores externos, gestores, contratistas). Si existen señales o indicios de que podrían realizar actos de corrupción o desviaciones con respecto a la política indicada, se deberá reportar en el Portal de “Incidentes y Denuncias” en www.sinersystech.com/denuncias
4. El Área de Administración y Finanzas, junto con el área de Talento Humano y el Oficial de Cumplimiento, supervisarán la contratación de consultores, gestores, agentes o cualquier intermediario, evitando la contratación de aquellos que presenten riesgos de integridad. Se deberán seguir los procedimientos de “Riesgos de Terceros”, “Identificación de Beneficiario Controlador”, “Identificación de Personas Públicamente Expuestas” y la “Política de Prevención de Conflictos de Intereses”.
5. La Dirección General, el Área de Administración y Finanzas y el Oficial de Cumplimiento, deberán revisar que las transacciones y acuerdos con terceros estén de acuerdo a nuestros políticas y procedimientos. Si existen señales o indicios de que podrían realizar actos de corrupción o desviaciones, se deberá reportar en el Portal de “Incidentes y Denuncias” en www.sinersystech.com/denuncias
6. La Dirección General, Responsables de Área y el Oficial de Cumplimiento, deberán fomentar la actuación bajo el marco de los tratados internacionales contra la corrupción y respetar rigurosamente el ordenamiento jurídico de cada nación donde mantenemos o proyectamos operaciones.
7. El Área de Administración y Finanzas, deberá ejecutar todo proceso comercial, adquisición o movimiento financiero siguiendo nuestros protocolos internos, asegurando el resguardo de la evidencia documental necesaria para procesos de fiscalización y auditoría.
8. La Dirección General y el área de Administración y Finanzas deberán supervisar que cualquier pago efectuado por la compañía, o en su representación, corresponda única y exclusivamente a servicios reales, comprobables y efectivamente recibidos por la empresa.
9. La Dirección General, el área de Administración y Finanzas, y el Área Legal, garantizarán que nuestra información contable sea un reflejo fiel de la realidad, cumpliendo con los estándares financieros vigentes. La alteración de registros o libros contables es inaceptable y se reconoce como una conducta delictiva. Si existen señales o indicios de que podrían realizar actos de corrupción o desviaciones, se deberá reportar en el Portal de “Incidentes y Denuncias” en www.sinersystech.com/denuncias
10. La Dirección General y los Responsables de Área, supervisarán el uso de activos, fondos o el nombre de la empresa para realizar aportaciones a partidos políticos o causas de índole partidista. Las contribuciones políticas de los colaboradores deben ser exclusivamente a título personal, fuera del horario laboral y bajo el estricto cumplimiento de la legislación local. En caso de duda se deberá consultar la “Política de Contribuciones y Actividad Política”. Si existen señales o indicios de que podrían realizar actos de corrupción o desviaciones con respecto a la política, se deberá reportar en el Portal de “Incidentes y Denuncias” en www.sinersystech.com/denuncias
11. El Oficial de Cumplimiento, junto con el Área de Documentación y Cumplimiento, deberán mantener sistemas de control interno robustos y el Oficial de Cumplimiento deberá asumir la responsabilidad de contribuir para reportar ante las autoridades competentes cualquier indicio de corrupción detectado en colaboradores, proveedores o socios estratégicos.

Sinersys Technologies se adhiere a las leyes locales en materia de anticorrupción, así como a los tratados internacionales en esta materia de anticorrupción, los que nos apoya en el compromiso firme y obligatorio en el combate a la corrupción.

6. Incumplimiento y Sanciones

Si existen señales o indicios de que podrían realizar actos de corrupción o desviaciones con respecto a la política, se deberá reportar en el Portal de “Incidentes y Denuncias” en:

Sección “Incidentes y Denuncias” en www.sinersystech.com/denuncias

Sanciones

En el caso de detectarse actividades no adecuadas de acuerdo a los Incidentes y Denuncias, se podrá aplicar una sanción de acuerdo al análisis realizado por el Comité de Ética en base al procedimiento “Conciliación y Corrección” interno de la empresa.